Правила ведения кассовой книги в Германии*

*Настоящий обзорный текст даёт лишь общее представление об актуальных правилах ведения кассовой книги и не может быть ни в коей мере расценен как официальный документ или налоговая консультация по данному вопросу. При необходимости, за полноценной налоговой консультацией обращайтесь в нашу канцелярию.

Информация о правилах ведения кассовой книги, в соответствии с актуальными изменениями и дополнениями.

Материальные (вещественные) и формальные ошибки – прежде всего, когда формальная ошибка свидетельствует о материальной – могут привести к тому, что проверяющий инспектор не примет кассовые документы и, следовательно, Министерство финансов (налоговая) произведет соответствующую оценку.

В зависимости от структуры компании (в случае подавляющего наличного оборота средств) уже одно ненадлежащее ведение кассы может «инфицировать» всю бухгалтерию.

В последние годы число таких оценок радикально возросло, так как за счет использования современных информационных технологий значительно улучшилось качество процесса оценки.

Это частично угрожает самому существованию компании и, кроме того, может привести к налоговым разбирательствам и наказанию несущего ответственность владельца или директора.

Оснащение проверяющего соответствующей техникой и программным обеспечением делает на сегодня возможным проведение проверки в объеме, даже немыслимом несколько лет назад. Инспектор обращает особенное внимание на ведение кассового учета с целью выявления нарушений в бухгалтерии.

В конечном итоге, правильность ведение кассы зависит от многих факторов.

Настоящий обзорный текст даёт лишь общее представление об актуальных правилах ведения кассовой книги и не может быть ни в коей мере расценен как официальный документ или налоговая консультация по данному вопросу. При необходимости, за полноценной налоговой консультацией обращайтесь в нашу канцелярию.

Виды касс

В целом, необходимым условием для надлежащего ведения бухгалтерского учета кассы, является, наличие корпоративной кассы (кассовый аппарат, кассета для монет и т.д.).¹

Корпоративная касса должна вестись не только в соответствии с бухгалтерскими записями, но и бумажник или кошелек не являются кассой предприятия, если деньги компании и частные деньги неразрывно смешаны.

В отдельных случаях предприниматель может провести оплату наличными (например, оплатить стоимость эксплуатации автомобиля в корпоративных целях) так же и из личных средств. (Т.н., Portmonee-Geschäfte). Особенно в случае, если, касса наличных денег является дополнительной кассой и, в общем обороте играет незначительную роль, когда речь идет лишь о малых суммах второстепенного значения. Тогда, эти платежи засчитываются, как частный вклад.

Для предприятий, чьи доходы и расходы в основном проводятся по кассе, это в любом случае исключено.

Die offene Ladenkasse «Обычные» торговые кассы имеют место, например, в розничной торговле, в гастрономии и на выставках-продажах. С точки зрения разумности, здесь нет необходимости вносить каждую запись, так как расчет ежедневных поступлений выражается в форме финансового отчета о кассовых поступлениях.

Применение Registrierkassen ( электронных, сканирующих) кассовых аппаратов широко применяется в гастрономии и торговле. Кассовый аппарат в общем служит для учета доходов. С 01.01.2017 они являются обязательными.

Кроме того, многие типы касс оснащены облегчающей работу функцией сохранения наименования артикула и его цены.

В PC-Kassen компьютерных кассах теоретически возможно зарегистрировать каждую отдельную проводку и сохранить её. Эти системы - как, например, наши канцелярские книги или DATEV - позволяют удалять бесследно отдельные транзакции. Поскольку правильность ведения компьютерных касс будет в целом оценена по тем же принципам, что и электронных кассовых аппаратов, означает, что компьютерные кассы не будут соответствовать требованиям.²

Ведение кассового учета в рамках баланса.

Ведение кассового учета зависит в первую очередь от вида деятельности предприятия, - т.е., является ли касса центральным звеном экономической деятельности или существует, лишь как дополнительная.

Учетная документация кассовых операций должна составляться своевременно и надлежащим образом, так, чтобы потом (как правило, нами) они могли быть учтены и зарегистрированы. При этом документация должна соответствовать определенным требованиям. Во-первых, общим принципам бухгалтерского учета, во-вторых - также и специальным требованиям к кассовому учету.

Основные принципы ведения бухгалтерских кассовых книг, это:

1. Ни одной проводки без чека! (Это также относится к частным выплатам и взносам; здесь должны быть составлены собственные квитанции Eigenbelege или предоставляться уже существующие чеки Quittungen.)
2. Внесения в книгу должны быть полными, правильными, своевременными и упорядоченными.
3. Бухгалтерские записи должны вестись так, чтобы дебетовое сальдо всегда соответствовало наличности.
4. Регулярные проверки кассы (путем пересчета) являются необходимыми.
5. Состояние кассы никогда не может быть отрицательным (касса не может быть «в минусе»!)
6. Движение денег между банком и кассой должны быть зафиксированы (транзитные переводы).
7. Так же личные взносы и снятия должны ежедневно фиксироваться.
8. Корпоративные расходы, предварительно оплаченные из личных средств и их возврат в кассу, должны быть учтены как расход.
(Датой считается дата выплаты из кассы).
9. Внесения в кассовую книгу не могут быть впоследствии изменены или сделаны неразборчиво. Ошибочные записи должны зачеркиваться таким образом, чтобы исходная запись оставалась читаемой. Корректировка сопровождается внесением новой записи.
10. Доходы и расходы должны ежедневно фиксироваться.³

Данные условия должны соблюдаться, т.к. в наличной кассе не существует иных средств внешнего контроля, как, например, в случае с выписками по банковскому счету.

Кассовая книга

Кассовая книга – это бухгалтерское вспомогательное средство для регистрации наличных платежей.

В ней будут регистрироваться все денежные поступления и выплаты. Сальдо показывает, сколько наличность находится, т.е., соответственно, должно находиться в кассе предприятия. С помощью регулярного пересчета сальдо кассовой книги сверяется с фактическим состоянием наличных средств. Недостаток в кассе должен быть выявлен таким способом.

Кроме того, кассовая книга содержит в себе так же первичную документацию о зарегистрированных в ней операциях.

Если кассовая книга ведется аккуратно, то ежедневная фиксация остатка наличности в кассе не требуется. При этом не важно, о каком виде кассы идет речь, будь то вспомогательная касса или касса, лежащая в основе хозяйственной деятельности, используется ли электронный кассовый аппарат или это «обычная» торговая касса.

При определенных условиях все же существуют упрощенные правила ведения кассовых книг, которые будут вкратце разъяснены далее.

Кассовая книга выполняет для налогоплательщиков, обязанных вести бухгалтерский учет, роль базовой налоговой книги (Grundbuchfunktion).

Кассовая книга может представлять собой скрепленные между собой отдельные листы или следующие друг за другом упорядоченные кассовые отчеты.

Registrierkassen (электронные сканирующие) кассовые аппараты.

C 01.01.2017 такие аппараты являются обязательными для предприятий, где преимущественно осуществляются сделки с помощью наличных денег, например, парикмахерские, розничная торговля, гастрономия, такси и др.

Хранение цифровых документов при операциях с наличным расчетом.

Электронные кассовые аппараты, таксометр и счетчик расстояния (одометр).

С 1 января 2002 года, соотв. § 147 абз. 1 Налогового кодекса, документы, которые были составлены с помощью системы цифровой обработки данных, на протяжении установленного срока хранения, должны быть доступны в любой момент, читаемы и поддающимися автоматической оценке (§ 147 абз. 2 № 2 Налогового кодекса). Вышеупомянутые устройства, а также, с их помощью созданные цифровые документы, должны с указанного момента соответствовать как «Правилам систем бухгалтерского учета на основе цифровой обработки» (GOBS) от 7 ноября 1995 года (BStB 1 стр. 738), так и «Законам доступа к данным и проверки цифровых документов»(GDPdU) от 16 июля 2001 года (BStB 1 стр.415) (§ 147 абз. 6 Налогового кодекса).

Ответственность за подтверждение вышесказанного несет налогоплательщик. В частности, все имеющие отношение к налогам отдельные проводки (Einzelaufzeichnungspflicht), включая возможные электронным способом выставленные счета, в смысле § 14 UStG, должны храниться в неизмененном и полном виде. Архивация этих данных или хранение только итоговых счетов- фактур является недопустимым. Хранение обязательных документов исключительно в распечатанном (бумажном) виде недостаточно. Цифровые документы и структурная информация должны храниться в формате данных, допустимом для анализа.

Если полное сохранение налогово-отчетной информации, в частности, кассового журнала-, отчетности-, программные- и базовые данные компании, является невозможным на электронном кассовом аппарате, эти данные должны быть сохранены на внешнем носителе данных в неизмененном виде, допускающем анализ. Архив должен допускать возможность такой же оценки, как и действующее устройство.

Точное место и время использования вышепоименованных устройств следует запротоколировать и протокол сохранять (соотв. § 145 абз. 1 Налогового кодекса, § 63 абз.1 UStDV). Местом использования таксометра и одометра является соответствующий автомобиль. Кроме того, первичная документация по наличной оплате для каждого отдельного устройства должна вестись и сохраняться раздельно. Документы по устройству, в частности, руководство по эксплуатации, программированию и все дальнейшие описания программирования должны сохраняться. (§147 абз.1 № 1 Налогового кодекса.)

Если с помощью такого устройства учитывается безналичная оплата (напр, EC- Cash, ELV- Elektronisches Lastschriftverfahren), то на основании отдельных выписок должен быть обеспечен баланс наличных и безналичных платежей и соответствующее отражения в бухгалтерских записях.

Вышеупомянутая схема применима также для цифровых документов, составленных с помощью таксометров или одометров, если это является основанием для внесения в лист учета рабочей смены в соотв. с решением Конституционного суда от 26 февраля 2004 года XI R 25/02 (BStB1 II S. 599). В частности, может быть следующее:

1. Фамилия и имя водителя.
2. Длительность смены (дата, начало смены, окончание смены).
3. Сумма общая- и отработанных- километров, согласно таксометру.
4. Количество поездок согласно таксометру.
5. Сумма дохода ( с начала смены и на момент окончания смены).
6. Пробег согласно тахометру ( с начала смены и на момент окончания смены).
7. Оплата за проезд без использования таксометра.
8. Вид оплаты (напр., наличные, EC- Cash, ELV-Elektronisches Lastschriftverfahren, кредитная карта).
9. Сумма дохода общая.
10. Данные о всех обязательных зарплатных вычетах нанятого водителя.
11. Информация о других вычетах (например, взаимозачетные поездки).
12. Сумма оставшихся доходов.
13. Сумма предоставленного в компанию дохода.
14. Номерной знак автомобиля.

Это соответственно касается и предприятий без внештатного персонала.

Если устройство из-за условий предприятия полностью или частично не удовлетворяет требованиям, закрепленным в законе, это не будет оспариваться в том случае, если налогоплательщик будет использовать это устройство не более, чем до 31 декабря 2016 года.

Это является предпосылкой того, что налогоплательщик должен ввести технически возможные корректировки программного обеспечения и модули расширения памяти с целью выполнить конкретизированные в письме Минфина требования закона. В случае кассового аппарата, который технически не может быть оснащен подходящим программным обеспечением и модулем расширения памяти, требования, установленные письмом Министерства финансов от 9 января 1996 года, должны по-прежнему соблюдаться в полном объеме.

Письмо Министерства финансов об «Отказе от хранения кассовой ленты путем использования электронного кассового аппарата» от 9 января 1996 года (BStB 1 стр. 34) настоящим будет признан утратившим силу.

Обычная торговая касса.

В этом случае очень велик риск пересчета и паушального повышения налогов.

При обычных торговых кассах могут вестись так называемые ежедневные отчеты – так как касса находится в центре деловой активности предприятия, то в основном совершаются сделки с наличной оплатой. Разовая отчетность должна осуществляться обоснованно, т. е. при продаже товаров с низкой стоимостью на широкий спектр клиентов не должна фиксироваться каждая розничная продажа.

Кассовые отчеты, прежде всего, служат для расчета и определения ежедневной выручки.

Путем пересчета определяется окончательный дневной остаток.

Из разницы к состоянию кассы на начало дня вытекает доход предприятия, причем эта сумма будет скорректирована в части вложений, изъятий, расходов и издержек. Если выручка дня определяется дневным отчетом, то ежедневная запись о состоянии наличности в кассе является строго необходимой⁶

Определение дневной кассовой выручки с помощью дневного отчета допустимо только тогда, когда отсутствует обязанность внесения каждой записи.

Ведение кассовой книги в форме сопоставленных друг с другом дневных отчетов является допустимой, когда отдельные листы наглядно располагаются в хронологическом порядке.

Полнота проверяется в зависимости от порядка дат и переноса конечного итога на каждый следующий день.

Ведение кассовых книг на основе сопоставления доходов и расходов.

Касса - это наличный счет. Его сальдо возникает при составлении баланса как актива в оборотном капитале. При определении годового итога с помощью сопоставления дохода и расхода (§4 абз. 3 EStG) – в том случае, если нет никаких коммерческих обязательств, то ни счета баланса, ни кассовой счет не используются.

Данные налогоплательщики вообще не обязаны вести кассовую книгу. Поэтому все записи, которые сами по себе должны быть произведены по налоговым основаниям (сопоставление дохода и расхода), ведутся только так, чтобы удовлетворять цели налогообложения.

Из экономических целей для предприятий, которые осуществляют сделки в наличной форме, все-таки рекомендуется вести кассовую книгу.

На что еще следует обратить внимание.

Типичные о шибки:

К типичным ошибкам при ведении кассовых книг также относятся:

1. Движения по кассе неправильно регистрируются или не регистрируются вовсе.
2. Нет никакого вычислительного ведения кассы (отчета по кассе) или осуществляется исключительно вычислительное ведение (отсутствие подсчета остатка в кассе).
3. Не гарантируется моментальное снятие кассы.
4. Подсчитываются не все монеты.
5. При использовании кассового аппарата итоговая сумма ежедневных отчетов, наряду с непрерывной нумерацией Z- счетчика не сохраняется.
6. Чеки сохраняются не полностью.
7. Не создаются собственные расписки для частных снятий.
8. Отсутствие своевременной записи в кассовой книге.
9. Не соблюдены порядок и сроки хранения.
10. Ежедневный доход также регистрируется без чеков.

Формальные недостатки.

Если при следующей налоговой проверке предприятия Вы хотите избежать неприятных сюрпризов, кроме всего прочего стоит обратить внимание на формальные недостатки, если они дают повод сомневаться в достоверности кассы:

1. Чеки, учтенные в кассе дважды, появляются в сальдо только один раз. И, конечно, наоборот, документ, появляющийся в сальдо дважды, учтен в кассе единожды
2. Очень высокое содержание наличных в кассе в течение длительного периода- это необычно.
3. Конечное сальдо кассы, постоянно показывающее четные и округленные числа – нереалистично.
4. Кассовая книга, в которой долгое время не был записан кассовый дефицит – далека от реалий.
5. На протяжении долго времени (1 месяц) не было никаких видимых аннулирований в кассовой книге- это противоречит житейскому опыту.
6. Чеки считаются наличной оплатой! Их также следует особо учитывать в кассовой книге.
Формальные недочеты сами по себе не дают право налоговой переходить напрямую к оценке, но когда эти недочеты все-таки вызывают существенные сомнения в достоверности, проверяющий может не принять кассовую книгу.

Прочие предписания:

Кассовые книги и относящиеся к ней документы, прочие чеки и итоговая сумма ежедневных кассовых отчетов должна сохраняться на протяжении 10 лет. (§257 абз. 1 1.V с абз. 4 HGB, §147 абз. 1 № 4 в сравнении с абз. 3 AO). Сюда относятся также меню, прайс-листы и прочие.

При поступлении более 10 000 €, кроме того, следует учитывать обязанность учета документации по Закону об отмывании денег. Личность деловых партнеров должна быть установлена.

Итог.

При ведении бухгалтерии предприятия, прежде всего, нужно обратить внимание на то, чтобы она была материально (вещественно) правильная. Это означает, что наличные хозяйственные сделки должны быть полностью и таким образом зарегистрированы, каким они на самом деле совершались. Как указано выше, это является основным условием для ведения кассовой книги.

Так как, налоговая имеет эффективное средство, с помощью которого быстро и просто устанавливается неточность кассы.

Многие предприятия упрощают ведение кассовой книги путем использования современных технологий, в частности, программу Microsoft Excel. Мы также предлагаем Вам собственный шаблон Excel для ведения бухгалтерии. Однако, на этом месте мы должны обратить Ваше внимание на то, что в рамках налоговой проверки предприятия бухгалтерия, которая ведется только в файле Excel, будет признана проверяющим инспектором ненадлежащей и даст налоговой инспекции право на дополнительную переоценку.

Для формальной достоверности бухгалтерия должна вестись как с помощью надлежаще сертифицированной программы для кассовой книг (соответствующий сертификат должен быть в наличии), либо с помощью рукописных записей.

В основном, мы рекомендуем вести кассу письменно от руки на соответствующих бланках и, конечно, с соблюдением вышеупомянутых формальностей.

Такие кассовые книги и книги кассовых отчетов можно купить практически во всех канцелярских магазинах, а также мы можем предоставить Вам соответствующие формуляры.

Созданная с помощью Excel, то есть с помощью несертифицированного программного обеспечения, кассовая книга, может быть лишь вычислительным инструментом, но, ни в коем случае, не заменять реальную кассовую книгу.

Что бы проверить, является ли кассовая книга достоверной, следует задать следующие вопросы:

В том случае, если на один или два вопроса Вы ответили «нет», достоверность Вашей кассовой книги находится под сомнением.

1. Ведется ли ваша кассовая книга письменно?
2. Ведется ли ежедневный кассовый отчет и изготавливается ли к нему протокол об оплате?
3. Подсчитываются ли при этом монеты?
4. Осуществляется ли регистрация в кассовой книге ежедневно?
5. Регистрируются ли также частные внесения и изъятия и прикладываются ли к ним собственные чеки и квитанции?
6. Сохраняются ли помимо кассовых книг и отчетов также меню, прайс-листы и прочее?
7. Используется ли Вы кассовый аппарат и делается ли Z-Abschlag (ежедневная финальная распечатка) и нумеруется ли она по порядку?

Примечания:

1. BFR v. 10.06.1954 - IV 68153 IJ, BFH v. 12.01.1968 - VI R 33/67, BFH v. 21.01.1990 (BFH/NV 1990 S. 683)
2. Нарушение § 246 HOB, Tz. 3 GoBS - BMF vom 07.11.1995 - IV A 8-S 0316-52195, § 146 Abs. 440.
3. § 146 Abs. 1 Satz 2 ÄO; при этом действует правило- должны быть равны, если это возможно.
4. В соответствии с F6 Berlin v. 23.06.1997 8239/96
5. В соответствии с BFH v. 12.5.1996 - IV R 472160
6. В соответствии с BFH v. 20.6.1985 - IV R 41182 und BFH v. 08.10.1969 - IR 73166
7. В соответствии с BFH v. 16.02.2006 - Az. X B 57105